Life Cycle of Records versus Records Continuum Model

Bagi mahasiswa kearsipan, istilah daur hidup arsip dinamis atau life cycle of records adalah istilah yang sudah tidak asing lagi. Konsep daur hidup arsip tampaknya sudah menjadi paradigma ilmu kearsipan. Adapun asbabu al nuzul dari konsep ini adalah karena akibat Perang Dunia Pertama dan Kedua, di mana di Amerika Serikat saat itu mengalami banjir arsip, dalam arti hampir seluruh instansi saat itu kewalahan mengatasi menggunungnya arsip-arsip akibat dampak PD tersebut. Oleh karena itu, atas prakarsa T.R Schellenberg, perlu adanya seleksi atas arsip-arsip tersebut agar menghemat ruang atau tempat simpan arsip. Pada saat itulah muncul konsep penilaian arsip (appraissal of records). Konon, T.R Schellenberg juga dikenal sebagai bapak teori penilaian arsip. Bukan itu saja, Schellenberg juga yang mengenalkan konsep daur hidup arsip dinamis (life cycle of records).

Akibat dari konsep penilaian dan konsep daur hidup arsip itulah yang pada akhirnya menimbulkan perbedaan definisi di Amerika Serikat terhadap makna arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Lain halnya di sebagian negara Eropa (karena tidak semua), seperti Belanda, Spanyol, Italia. Untuk menyebut arsip (tidak masalah dinamis ataupun statis), cukup dengan kata archives. Adapun untuk menunjuk arsip yang in the making (kalau di AS namanya records), cukup menambahkan ajektif di depannya, misalnya di Belanda Dynamisch archief,administrative archives, atau seperti di Indonesia arsip dinamis, arsip statis.

Masalahnya, di negara kita kadang-kadang tidak konsisten dalam menggunakan kata arsip dinamis(records) dan arsip statis (archives). Biasanya kata ‘arsip’ yang dimaksud adalah ‘arsip statis’ jadi keduanya saling tukar. Adapun ‘arsip dinamis’ atau ‘records’ yang sering menimbulkan masalah. Orang awam atau yang bukan dari dunia kearsipan sering menerjemahkan ‘records’ bermacam-macam, ada yang menerjemahkan ‘rekod’, ‘rekaman’,’cantuman’, dll. Memang di sini akan menimbulkan banyak masalah karena tergantung kita berangkat dari mana. Bagi pustakawan, tentu akan menerjemahkan ‘records’ dengan istilah cantuman. Bedakan juga ‘records’ dalam ranah data base (informatika) dengan ranah kearsipan ! Sebagai insan kearsipan, harusnya kita menjadi pengusung buzz words ‘records’ menjadi ‘arsip
dinamis’. Masalahnya orang ANRI sendiri kadang juga tidak menyadari. Misalnya untuk mengatakanrecords retention schedule, sampai saat ini masih lebih dikenal dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), harusnya Jadwal Retensi Arsip Dinamis.

Tidak hanya itu, tampaknya dunia kearsipan juga masih disibukkan dengan kerancuan definisi klasik, misalnya pengertian dokumen, records, dan archives. Padahal ketiganya berbeda. Coba bandingkan antara UU No 7/1971 dan UU No 8/1997 ! namun artikel ini tidak akan membahas perdebatan klasik tersebut. Saya akan mengulas tentang perbedaan pendekatan kearsipan, antara daur hidup arsip dinamis dengan records continuum model.

Pendekatan Tradisional Kearsipan (life cycle of records)

Daur hidup merupakan konsep yang dipakai dalam ilmu pengetahuan alam atau sains. Konsep ini menggambarkan keseluruhan rangkaian proses yang membentuk sejarah hidup suatu organisme. Manusia, misalnya, memiliki siklus hidup yang sama dengan sejarah kehidupan spesies atau genus, dengan pola pengulangan siklus yang dapat kita amati tiap generasinya. Seekor katak mula-mula
terbentuk dari embrio, berudu/cebong, anak katak, katak beneran sampai akhirnya mati, ia hidup melalui suatu siklus kehidupan yang paripurna.

Dalam ilmu pengetahuan sosial model daur hidup juga dipakai untuk menjelaskan ritual siklus kehidupan manusia yang masih dalam proses, misalnya, dari kelahiran sampai inisiasi menuju masyarakat dewasa lalu pernikahan sampai akhirnya pada tahap kematian. Tahap-tahapan ini biasanya memiliki
kaitan yang kuat dalam mewujudkan hak-hak serta kewajiban yang ada dalam lingkungannya. Seperti halnya dalam versi daur hidup dalam ilmu pengetahuan alam, versi daur hidup dalam sosiologi juga memberikan pola generasi dari kehidupan sampai dengan kematian.

Pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat diamati selama periode ‘kehidupan’ arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan), kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan), dan akhirnya sampain kematian (penyusutan).

Daur hidup versi Ilmu Pengetahuan Alam

Konsep daur hidup arsip dinamis dalam tataran dasar pada bidang manajemen arsip dinamis (records management), meliputi proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta pemusnahan. Kalau ditambah dengan manajemen arsip statis, akan menjadi identifikasi dan penilaian, akuisisi,
deskripsi, serta penggunaan dan akses. Pola ini mirip dengan model daur hidup sains. Semua items arsip dinamis dapat (menurut dugaan) diamati – melalui siklus hidup yang sama kecuali pada tahap pemusnahan.

Contoh pendekatan sejarah kehidupan yang lengkap terhadap daur hidup arsip dinamis adalah pendekatan yang dipakai oleh Arsip Nasional Amerika Serikat pada tahun 1940-an. Konsep ini dikembangkan sebagai cara untuk menggambarkan proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta pemusnahan arsip dinamis. Model manajemen arsip dinamis dan statis dikembangkan dengan pola-pola
seperti di bawah ini:

Pendekatan kearsipan Amerika memiliki ciri bahwa keputusan ‘Jadwal Retensi Arsip Dinamis (JRA)’ merupakan gap / pemisah antara unit pencipta (records management) dan unit kearsipan (sebagian kecil bagian dari records management) dan depo arsip (archives administration).

Versi Ritual dalam Sosiologi

Versi Eropa terhadap daur hidup lebih menekankan pada ritual perjalanan yang diasosiasikan dengan relokasi fisik arsip dinamis. Contohnya adalah pendekatan “tiga tahap arsip” yang berdasarkan pada tempat simpan arsip aktif, semi-aktif dan inaktif. Kejadian-kejadian tertentu diharapkan terjadi selama tiga tahap utama ini pada saat arsip dinamis ditransfer dari tempat simpan arsip aktif (central files) ke intermediate records centre lalu ke arsip (statis). Tahap-tahapan ini berkaitan erat dengan hak dan kewajiban lembaga kearsipan untuk memelihara arsipnya sebagai bukti tindakan yang otentik dan andal (authentic and reliable evidence of actions). Adapun kompetensi otoritas kearsipan dijelaskan dan dibakukan oleh tiap-tiap tahap arsip dalam proses tata arsip dinamis (recordkeeping process).

Versi Campuran (hibrida) dalam Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) dan

Manajemen Arsip Statis (Archives Administration)

Kalau kita gabungkan versi ritual perjalanan dengan versi sejarah kehidupan dari konsep daur hidup di atas maka akan menghasilkan model yang dapat mencakup kompleksitas tahap-tahap arsip.

Contohnya adalah sebuah model yang dipresentasikan di dalam seri video Edith Cowan University tentang manajemen arsip dinamis dan statis yang mendeskripsikan sebuah model delapan tahap di mana“tiga tahap arsip statis” ditambahkan ke dalam lima unsur sejarah kehidupan. Sehingga tahapannya adalah
sebagai berikut: CREATION, DISTRIBUTION, UTILIZATION, active storage, TRANSFER, inactive storage, DISPOSITION, and permanent storage (Archives).

Dari semua versi konsep daur hidup diatas, tampak bahwa di sana ada pemisahan yang jelas antara records manager dengan archivist. Kompetensi dan tanggung jawab records manager serta archivist direpresentasikan secara eksklusif dengan tahapan yang berbeda dalam daur hidupnya, serta dengan tujuan tata arsip dinamis yang berbeda pula. Dalam hal inilah lalu muncul worldview yang merupakan paradigma baru dalam ilmu kearsipan, yakni pandangan records continuum model.

Sebelum kita mengulas records continuum model, dibawah ini digambarkan ciri-ciri model daur hidup arsip serta kelemahannya menghadapi arsip elektronik.

Ciri-ciri dari pendekatan tradisonal kearsipan (dinamis dan statis tentunya), yakni daur hidup arsip adalah sebagai berikut:

1. Arsiparis merupakan penerima estafet dari proses manajemen arsip dinamis (unit pencipta) sehingga sering dikenal dengan melihat arsip sebagai hasil samping administrasi.
2. Arsip statis merupakan hasil dari siklus hidup arsip dinamis, manajemen arsip dinamis berada pada permulaan dan posisi tengah
3. Arsip dinamis dan statis secara fisik dikuasai dan disimpan oleh lembaga kearsipan
4. Penilaiannya adalah fisik arsip dinamis (baik di unit kearsipan maupun di depo arsip)
5. Preservasinya hanya pada medium aslinya
6. Adanya pembedaan ruang(unit pencipta, unit kearsipan, depo arsip) dan waktu(dinamis aktif, semiaktif, inaktif, statis)
7. Deskripsi arsip berdasarkan pada sistem penomoran yang sama atau karakteristik fisik
8. Memerlukan banyak tempat penyimpanan fisik arsip yang begitu besar

Kendala Pendekatan Kearsipan Tradisional Terhadap Arsip Elektronik

Cepatnya pertumbuhan dan perubahan teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip menimbulkan permasalahn pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam bidang TI, perubahan versi hardware, software berjalan begitu cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga berubah dengan lebih cepat lagi. isalnya:upgrade versi OS ataupun program aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari perkembangan software dan hardware tersebut.

Biasanya, migrasi dilakukan untuk arsip yang ‘current’ saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format word star akan diabaikan migrasinya, padahal kini words star sudah hilang di pasaran. Lantas bagaimana solusinya? Padahal, semakin lama arsip yang ‘non-current’ menunggu konversi ke format terbaru, semakin sulit juga sistem upgrade-nya, sehingga praktis tidak dapat diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (written off).

Risiko yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:

1. banyaknya data, dokumen, dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi (mountain of records)
2. terjadinya pemusnahan data, dokumen, dan arsip dinamis yang tidak disengaja, misalnya kesalahan perintah dalam komputer, virus, dll
3. terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan elektronik
4. tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang memadahi, serta
5. tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.

Kelima hal di atas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut:

1. hilangnya akses informasi
2. pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage tambahan
3. hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai
4. terjadinya kebocoran informasi
5. hilangnya bukti transaksi organisasi, di mana hal ini merupakan ciri utama arsip dinamis elektronik
6. hilangnya akuntabilitas publik

Records Continuum BUKAN Daur Hidup Arsip !

Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, kini medium arsip sudah mengalami pergeseran drastis dari medium kertas yang tangible ke medium elektronik yangintangible. Permasalahn yang muncul adalah bahwa untuk mengakses arsip yg akurat,andal,otentik, lengkap serta readable sepanjang waktu merupakan hal yang sulit baik bagi user maupun arsiparis. Saat ini arsiparis diseluruh dunia sedang berusaha keras mencari pendekatan kearsipan yang paling sesuai untuk mengelola arsip elektronik.

Namun tampaknya Australia yang kini dijadikan rujukan internasional dalam mengelola kearsipan yang dapat diterima oleh semua pakar kearsipan dengan pendekatannya records continuum model. Model ini dianggap paling sesuai untuk mengatasi permasalahn yang dialami dalam masalah digital objects. Oleh karena itu tidak mengherankan kalau Standar Australia tentang Records Management akhirnya diadopsi sebagai ISO bidang kearsipan seluruh dunia.

Konsep records continuum juga diperkuat dengan adanya rekomendasi dunia internasional sebagai cara terbaik mengelola arsip elektronik dalam konteks yang lebih luas dalam ilmu kearsipan (Flynn 2001, 79-93, Pucnell 2000, 12-13).

Konsep Records Continuum Model

Definisi records continuum model dijabarkan dalam Australia Records Management Standard AS4390 yang mengacu pada “...suatu pedoman yang konsisten dan koheren terhadap proses manajemen arsip sejak penciptaan arsip dinamis (dan sebelum penciptaannya, dalam desain sistem tata arsip dinamis) sampai pada preservasi dan pemanfaatan arsip dinamis sebagai arsip statis (AS4390 1996, part I : Clause 4.22 dalam Suprayitno dkk. “Alih Media Dalam Bingkai Records Continuum Model: Analisis Terhadap Layanan Informasi di Kantor Arsip, Data Elektronik, dan Perpustakaan Kabupaten Sleman. 2003. Tugas Akhir Program Diploma Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada Yogyakarta).

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa konsep ini menghendaki integrasi pengelolaan dokumen, arsip dinamis, serta arsip statis.

Evolusi konsep records continuum model dapat dilihat dalam tiga periode: asal-usul konsep continuum; penggunaan luas kata ‘continuum’; dan rumusan serta implementasi records continuum model untuk mengelola arsip dinamis kertas maupun elektronik.

Pada periode pertama, pandangan paling awal mengenai konsep ini berasal dari seorang archivist Nasional Australia, Ian Maclean pada tahun 1950-an. Saat itu beliau berpendapat bahwa records managers merupakan archivists sejati, dan bahwa ilmu kearsipan (archival science) harusnya diarahkan pada kajian karakteristik rekaman informasi, sistem tata arsip dinamis serta proses klasifikasi (Upward 2000, 118). Pandangan beliau ini yang mempromosikan adanya kesinambungan antara records management dan archives administration.

Pada periode kedua, istilah continuum belum banyak dipakai pada bidang kearsipan di Australia pada pertengahan tahun 1980-an sampai datangnya archivist Canada Jay Atherton yang menyatakan secara eksplisit istilah ini pada konferensi Association of Canadian Archivists pada tahun 1985. Menurut Atherton, semua tahap arsip dinamis saling berhubungan, yang membentuk kontinyuum di mana baik records manager maupun archivist saling terlibat dalam
mengelola rekaman informasi. Beliau menunjukkan bagaimana tahapan dalam daur hidup arsip dinamis juga mempengaruhi ending dalam pembentukan arsip statis.

Pada periode ketiga, records continuum merupakan sebuah model cara berpikir yang dirumuskan oleh Frank Upward, seorang teorist bidang kearsipan di Australia sekitar tahun 1990-an. Menurut Upward, ada empat prinsip dalam records continuum model:

1. bahwa konsep “record” diartikan sebagai arsip secara inklusif, baik arsip dinamis maupun statis. Untuk Indonesia, hal ini akan memudahkan karena cukup kita artikan “arsip” saja tanpa ada embel-embel dinamis atau statis.
2. Fokus records sebagai entitas logika, bukan entitas fisik semata. Baik dalam bentuk arsip kertas maupun elektronik.
3. Institusionalisasi peran profesi tata arsip dinamis memerlukan perhatian yang kuat atas keterlibatan tata arsip dinamis ke dalam proses dan tujuan bisnis (arsip dinamis yang masih ada di unit-unit pencipta) dan tujuan sosial (arsip statis).
4. Ilmu kearsipan merupakan fondasi untuk mengelola pengetahuan tentang tata arsip dinamis... pengetahuan tersebut bersifat revisable namun dapat distrukturisasikan dan dieksplorasi dalam rangka penerapan prinsip-prinsip tindakan di masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang... (Upward 1996, 275-277).

Model records continuum mempunyai empat poros yang berkaitan dengan konsen archivist terhadap empat tema utama dalam ilmu kearsipan: evidentiality, transactionality, identity, dan
recordkeeping containers.

Empat dimensi dalam records continuum model adalah: penciptaan dokumen, penangkapan arsip dinamis (records capture) – penerjemahan penangkapan barangkali terasa janggal, namun untuk
memudahkan analogi makna capture adalah ketika kita mengkonversi dokumen dalam format word ke dalam pdf, maka ketika sudah jadi pdf, itulah berarti kita telah meng-capture dokumen tersebut menjadirecords, karena kalau sudah kita capure berarti tidak boleh/dapat diedit karena akan mengubah
otentisitas arsip dinamis - , organisasi memori pribadi dan korporasi, serta pluralisasi memori kolektif.

“the model provides a graphical tool for framing issues about the relationship between records managers and archivists, past, present and future, and for thinking strategically about working collaboratively and building partnerships with other stakeholders.” (McKemmish 1998, 2).

Pederson (1999) menyatakan bahwa model records continuum mempunyai empat fungsi tata arsip dinamis, yang disingkat CADS:

• Control : capture, identifikasi, organisasi dan pengawasan (control)
• Accessibility : menjamin adanya akses dan kemampumanfaatan
• Disposal : memungkinkan adanya kriteria penilaian dan kebijakan atau prosedur pemusnahan untuk “meng-capture” arsip dinamis yang sesuai dan untuk“menyingkirkan” proses arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi, baik untuk kegiatan bisnis, regulasi, maupun untuk tujuan kultural maupun historis
• Storage : memelihara dan mempertahankan keotentikan arsip dinamis, integritas serta kemampumanfaatannya sepanjang waktu.

Pederson menunjukkan bahwa model tata arsip dinamis berbasis continuum ini mengartikulasikan suatu kerangka kerja yang mengidentifikasi serta mengelola hubungan dokumentasi, proses, sistem dan outputnya(records) pada empat level perspektif (Pederson, 1999). Kennedy dan Schauder (1998) lebih lanjut menjelaskan empat dimensi yang digunakan Upward dalam konsepnya records continuum model. Pandangannya dapat dijelaskan seperti di bawah ini:

1. Pada level pertama, model ini menerapkan pada dirinya pengenalan akan tindakan (acts) yang akuntabel dan menjamin bahwa bukti (evidence) yang andal dari tindakan tersebut diciptakan dengan cara menangkap (capture) arsip dinamis dari transaksi yang terkait atau transaksi yang mendukungnya. Arsip dinamis aktivitas bisnis/organisasi diciptakan sebagai seni proses komunikasi bisnis dalam organisasi tersebut (misalnya melalui e-mail, software manajemen dokumen, atau aplikasi software lainnya)
2. Pada level kedua, sistem tata arsip dinamis (recordkeeping systems) mengelola “famili” transaksi dan seri arsip dinamis yang mendokumentasikan proses penciptaannya pada unit kerja atau fungsi tunggal organisasi yang lebih kompleks. Arsip dinamis yang diciptakan atau diterima dalam sebuah organisasi diberi tengara (tag) informasi atau lebih dikenal dengan
   pemberian metadata mengenai rekaman transaksi tersebut, termasuk tengara informasi
   tentang bagaimana arsip dinamis tersebut saling link dengan arsip dinamis lainnya.
3. Pada level ketiga, proses tata arsip dinamis yang sudah tanpa layer ini meliputi sistem yang multiple dan gugus arsip dinamis yang sudah digunakan untuk kebutuhan dokumentasi keseluruhan (bisnis, hukum dan budaya/pendidikan/sejarah) entitas yuridis tunggal. Arsip dinamis menjadi bagian dari sistem tempat simpan formal dan temu kembali yang merupakan memori korporasi organisasi
4. Pada level keempat, sistem tata arsip dinamis menjangkau keseluruhan proses kebutuhan jasa masyarakat keseluruhan serta fungsi konstituennya dan entitas yang dilakukannya. Level ini membentuk penciptaan tata arsip dinamis yang kolaboratif, di bawah payung otoritas tata arsip dinamis publik, yang menjamin adanya akuntabilitas dan memori kultural masyarakat secara keseluruhan. Arsip dinamis yang diperlukan untuk tujuan akuntabilitas sosial (misalnya dengan undang-undang korporasi) atau bentuk lain dari memori kolektif menjadi bagian dari sistem kearsipan yang lebih luas yang terdiri dari arsip dinamis dari serangkaian organisasi. (Kennedy dan Schauder 1998 dan Pederson 1999).

Flynn (2001) menyimpulkan karya Atherton dan Upward. Beliau menganalisis bahwa records continuum model memiliki 6 ciri sebagai berikut:

1. Merupakan sebuah sistem yang homogen dan integral dalam mengelola arsip (dinamis dan statis) apapun formatnya dan sepanjang waktu, baik yang punya jangka waktu pendek maupun lama;
2. Arsip atau akumulasi arsip itu ada dalam wujud sinkronik yang berada dalam bentuk lebih dari sekedar satu “dimensi” konteks penciptaan dan penggunaan, bukan perpindahan diakronik arsip atau akumulasi arsip melalui tahap daur hidup yang diskrit dan terpisah-pisah setelah tahap daur hidup yang lainnya;
3. Merupakan sebuah kesatuan bangunan desain sistem tata arsip dinamis, bahkan sebelum arsip dinamis itu diciptakan (pre-creation);
4. Mengandalkan kerjasama dan bagi tugas dan tanggungjawab kearsipan (termasuk arsip statis) dengan sistem tata arsip dinamis, khususnya antara records managers dengan archivists;
5. Adanya konsep jasa pengguna arsip, baik untuk lingkup internal maupun eksternal organisasi pencipta, selama periode arsip tersebut – tentu saja dalam hal ini ketentuan dan syarat berlaku, tergantung kebijakan masing-masing negara, karena point kelima ini berlaku bagi negara yang sudah menerapkan kebebasan memperoleh informasi (freedom of information act);
6. Adanya makna konteks asal-usul arsip (provenance), organisasi serta konteks sosial di mana arsip dinamis tersebut diciptakan dan digunakan serta dipelihara. (Flynn 2001, 83-84).

Records Continuum Dalam Praktek

Flynn (2001) menunjukkan bahwa records continuum model merupakan model kearsipan yang signifikan dibandingkan dengan model yang lain karena tiga alasan:

1. RCM memperluas kemungkinan adanya interprestasi arsip dinamis dan sistem tata arsip dinamis yang disuguhkan oleh model daur hidup, di mana kelebihan ini membantu memberikan variasi konteks kekinian tempat records manager dan archivist bekerja, dan bagaimana arsip dinamis dan statis digunakan;
2. Mengingatkan kita akan kenyataan bahwa arsip (dinamis dan statis) diciptakan dan dipelihara karena kegunaannya, seperti halnya hasil fungsi administrasi dan bisnis dan sebuah proses, bukan semata-mata suatu tujuan itu sendiri;
3. RCM mengutamakan kerjasama lintas repository, khususnya antara records manager danarchivists. (Flynn 2001, 90) (untuk Indonesia, hal ini sebenarnya sudah terjadi karena konsep arsiparis kita pada dasarnya gabungan antara records manager dan archivists, Cuma dalam praktek belum sepenuhnya dijalankan).

Kalau kita bandingkan antara records continuum model dengan life cycle of records model, ada 10 aspek yang membedakan keduanya:

1. Asal-usul model
2. Elemen definisi arsip dinamis
3. Perhatian utama terhadap manajemen arsip dinamis
4. Pola transfer arsip dinamis
5. Perspektif tata arsip dinamis
6. Proses tata arsip dinamis
7. Kriteria seleksi arsip
8. Waktu penilaian arsip
9. Peran arsiparis
10. Praktek aplikasi manajemen arsip dinamis

Perbedaan LCR dan RCM

Variabel Perspektif	Life Cycle Model	Records Continuum Model
1.Asal-usul model	Berangkat dari perlunya mengontrol dan mengelola secara efektif fisik arsip-arsip dinamis setelah Perang Dunia II (lebih dari setengah abad yang lalu)	Tuntutan yang meluas adanya pengawasan serta pengelolaan manajemen arsip dinamis elektronik pada era digital sekarang ini
2.Elemen definisi arsip dinamis	Entitas fisik	Isi (content), Konteks (context), Struktur (structure)
3.Perhatian utama terhadap manajemen arsip dinamis	Records-centred, product-driven; Mengandalkan arsip dinamis sebagai entitas fisik yang tangible, keberadaan fisik arsip dinamis serta arsip dinamis itu sendiri; Fokus pada arsip dinamis kertas	Purpose-centred process& customer driven; Fokusnya pada ciri arsip dinamis, proses tata arsip dinamis, perilaku dan keterkaitan arsip dinamis dalam lingkungan tertentu; Dunia digital
4.Pola transfer arsip dinamis	Pentahapan berdasarkan waktu: arsip dinamis berevolusi melalui berbagai tahap sampai akhirnya "mati" kecuali “arsip pilihan” yang reinkarnasi sebagai arsip statis (archives) Urutan waktu: proses arsip dinamis terjadi dalam sequensi tertentu	Multi-dimensional: arsip dinamis ada dalam ruang-waktu BUKAN ruang dan waktu Secara simultan: proses arsip dinamis dapat terjadi kapan saja pada keberadannya, atau bahkan mendahuluinya
5.Perspektif tata arsip dinamis	Eksklusif Single purpose Memori Organisasi atau memori kolektif Nilai guna kekinian dan nilai guna sejarah	Inklusif Multiple purpose Bisa memori organisasi dan memori kolektif Bisa nilai guna current, regulatory, dan nilai guna sejarah sejak penciptaan arsip dinamis secara simultan BUKAN secara sequensial
6.Proses tata arsip dinamis	· Ada berbagai tahapan yang kentara sekali tata arsip dinamis dan menciptakan perbedaan yang tajam antara tata arsip dinamis dan tata arsip statis	· Pengintegrasian tata arsip dinamis dan proses pengarsipan (statis/archiving)
7.Kriteria seleksi arsip	· Nilai guna kekinian (currency) dan kesejarahan	· Nilai guna yang berkelanjutan yang termasuk nilai guna kekinian dan kesejarahan
8.Waktu penilaian arsip	· Pada ujung/akhir perpindahan arsip dinamis	· Dari permulaan sampai akhir
9.Peran manajer arsiparis	Pasif dan reaktif Terkungkung pada peranan sebagai penjaga dan strategi	Proaktif sebagai: Pembuat keputusan tata arsip dinamis, standard setters Perancang sistem tata arsip dinamis dan strategi implementasi, Konsultan Pendidik / trainer Advokat Auditor
10.Praktek aplikasi manajemen arsip dinamis	Segala sesuatu dilakukan dalam arsip dinamis dalam tahapan yang pasti, dalam urutan tertentu oleh sekelompok profesi tertentu Records managers dan archivists tidak punya kewenangan dalam mengarahkan arsip dinamis apa yang diciptakan oleh organisasi pencipta, mereka hanya menerima objek fisik arsip sebagai hasil samping administrasi saja Akuntabilitas pencipta, pengguna arsip dinamis, records managers serta archivists terfragmentasi dan terputus	Pengintegrasian proses bisnis dan proses tata arsip dinamis, tugastugas tersebut dapat terjadi pada hampir semua tahapan oleh sekelompok profesional apa saja Manajer arsip dinamis memiliki akuntabilitas untuk menjamin tidak hanya dalam pemeliharaan arsip dinamis namun juga dalam penciptaan bukti tujuan serta fungsi organisasi Kerangka kerja yang terintegrasi untuk mewujudkan akuntabilitas para pemeran dan kemitraan dengan stakeholders lainnya

Perbedaan dua konsep kearsipan di atas menunjukkan adanya kelebihan records continuum model
atas life cycle, khususnya kalau diterapkan pada arsip dinamis elektronik.

Fokus utama dalam records continuum model adalah adanya multi fungsi dari arsip dinamis, bukan fungsi itu sendiri (cf UU No 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang membedakan fungsi arsip menjadi arsip dinamis dan statis ! ). Records continuum model bertujuan mengembangkan sistem tata arsip dinamis yang melakukan kegiatan capture, manage, and maintain records with sound evidential characteristics for as long as the records are of value to the organization, any successor, or society. It promotes the integration of recorkeeping into business systems and processes of organization
(Marshall 2000, 24).

Jadi, mekanisme records continuum model adalah pendekatan yang terintegrasi dalam mengelola arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Records managers dan archivists, atau dalam konteks kita adalah arsiparis, menyatu dalam satu profesi dalam kerangka kerja tata arsip dinamis (recordkeeping)

untuk tujuan yang sama yakni menjamin keandalan, keotentikan, serta kelengkapan records. Di sini, kita perlu jeli membedakan antara manajemen arsip dinamis (records management), tata arsip dinamis(recordkeeping), serta sistem tata arsip dinamis (recordkeeping systems). Untuk memudahkan
pemahaman ini, bisa dilihat pada bukunya Pak Sulis (Sulistyo-Basuki, 2003).

Records continuum model memudahkan tata arsip dinamis yang berkelanjutan untuk menghubungkan masa lalu dengan masa kini dan masa kini dengan masa yang akan datang, yang secara koheren berada dalam konteks yang jauh lebih dinamis dan berubah-ubah karena dipengaruhi oleh berbagai aspek hukum, politik, administrasi, sosial, perdagangan, teknologi, sejarah dan budaya yang kesemuanya itu bersifat lintas ruang-waktu (An, 14-15). Bila tata arsip dinamis diaplikasikan secara terintegrasi maka ia akan berfungsi sbb:

1. Memfasilitasi tata kelola pemerintahan/korporasi;
2. Menopang akuntabilitas;
3. Membangun memori;
4. Membangun identitas;
5. Memberikan sumber daya informasi yang otoritatif dan bernilai tambah (McKemmish 1998, 4).

Pendekatan sistem berorientasi kontinyum pada manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengubah peran tata arsip dinamis (recordkeeping). Kalau dalam manajemen arsip dinamis sebelumnya(life cycle) bersifat reaktif, yakni mengelola arsip dinamis setelah penciptaan arsip dinamis, sebaliknya dalam recordkeeping bersifat proaktif, yakni bermitra dengan stakeholders lainnya untuk menentukan arsip dinamis transaksi mana yang perlu dipertahankan, biasanya dengan mengimplementasikan sistem informasi bisnis yang dirancang dengan kemampuan built-in recordkeeping untuk melakukan capture arsip dinamis yang bernilai kebuktian pada saat penciptaan. Jadi, dalam records continuum model peranrecords manager memang agak kabur dengan IT specialist karena menekankan kemitraan denganstakeholders (operational managers, systems administrators, supervisors, dan desktop operators).

Sarana atau software yang built-in untuk meng-capture arsip dinamis yang bernilai kebuktian memang harus pertama kali dirancang dalam sistem bisnis tansaksi elektronik. Dengan metadata yang memadahi untuk menjamin bahwa arsip dinamis tersebut sudah akurat, komplit, andal, dan bisa digunakan, arsip-arsip dinamis ini memiliki atribut isi, konteks, dan struktur yang diperlukan untuk dijadikan sebagai bukti aktivitas bisnis/organisasi. Bahwa dalam ranah elektronik arsip dinamis elektronik harus disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama mempunyai maksud bahwa arsip-arsip dinamis elektronik tersebut nantinya dapat dimigrasi lintas sistem sebagaimana upgrade pada hardware dan software (Marshall 2000, 25).

Dalam model daur hidup arsip dinamis (life cycle of records) peran records managers dan archivists
dipisahkan. Hal ini akan mengakibatakan kesulitan tatkala dihadapkan pada pengelolaan arsip dinamis elektronik. Model daur hidup menganggap arsip dinamis elektronik sebatas sebagai arsip media baru atau arsip dinamis fisis layaknya film, rekaman suara, mikrofis. Pandangan daur hidup terhadap arsip dinamis elektronik sebagai media fisis ini berdampak cukup serius. Hal ini karena ciri volatility arsip dinamis elektronik ini betul-betul bertentangan dengan pendekatan ini. Arsip dinamis elektronik harus ditempatkan pada sistem hardware dan sofware yang sesuai dengan lingkungan “hidup” nya, sehingga tidak mewajibkan tempat simpan fisik model tradisional dalam daur hidupnya. Sepanjang aksesibilitas dan penggunaan arsip dinamis elektronik dapat dilakukan dalam sebuah jaringan (LAN, WAN, Intranet, bahkan internet), tempat simpan yang sebenarnya dari sistem yang menyimpan arsip dinamis elektronik tersebut menjadi tidak penting (Marshall 2000, 24).

Kesimpulannya, model records continuum menekankan adanya pengelolaan arsip dinamis dan statis menjadi satu kesatuan pengelolaan. Ini berarti bahwa records continuum model menekankan pada:

1. Persamaan BUKAN perbedaan;
2. Kualitas dan kuantitas BUKAN hanya kuantitas;
3. Cara berpikir yang positif dan kohesif BUKAN terpisah dan pasif;
4. Kerangka pembuatan keputusan yang terintegrasi BUKAN terfragmentasi
5. Pengawasan pembuatan keputusan yang terintegrasi BUKAN terfragmentasi
6. Memberikan kepuasan kepada user/clients dengan melakukan kolaborasi BUKAN duplikasi dan tumpang tindih;
7. Pendekatan problem solving yang terintegrasi BUKAN terpisah. (An 2000, 1-15).

Referensi:

An, Xiaomi. (2001). A Chinese View of Records Continuum Methodology and Implications for Managing Electronic Records.

Kennedy, J., & Schauder, C. (1998). A Guide to Corporate Recordkeeping (2nd Edition ed.). South Melbourne: Longman.

Marshall, P. (2000, May). Life Cycle versus Continuum: What is the Difference? Informaa Quarterly , 16 (2), pp. 20-25.

McKemmish, S. (n.d.). Yesterday, Today and Tomorrow: A Continuum Responsibility. Akses 1 Maret, 2008, dari Records Continuum Research Group website:http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/recordscontinuum/smckp2.html

McKemmish, S., & Piggot, M. (Eds.). (1994). The Records Continuum: Ian Maclean and Australian Archives First Fifty Years. Sydney, Australia: Ancora Press.

Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Suprayitno, dkk. (2003). Alih Media Dalam Bingkai Records Continuum Model: Analisis Terhadap Layanan
Informasi di KADEAP Sleman. Tugas Akhir Program Diploma Kearsipan. FIB UGM Yogyakarta.

Upward, F. (2000). Modelling the Continuum as Paradigm Shift in Recordkeeping and Archiving Process, and Beyond a Personal Reflection. Records Management Journal , 115-139.

Upward, F. (1996). Structuring the Records Continuum Part One: Post-Custodial Principles and Properties. Archives and Manuscripts , 24 (2), 268-285.

Upward, F. (1997). Structuring the Records Continuum Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping. Archives and Manuscripts , 25 (1), 10-35.

Wickman, D. (1999). What's New? Functional Analysis in Life Cycle and Continuum Environment. Archives and Manuscripts , 26 (1), pp. 114-127.

Mengenal Profesi Arsiparis

Oleh: Susiasih Damalita

Fungsional Arsiparis ??? Apa itu? Pekerjaannya apa? Kuliahnya di mana?  Dan pertanyaan-pertanyaan lain akan keluar beruntun untuk memperjelas tentang Fungsional Arsiparis. Padahal dimasyarakat sudah banyak yang tahu tentang Pustakawan akan tetapi untuk Fungsional Arsiparis begitu asing di telinga mereka. Pada dasarnya antara pustakawan dan Arsiparis memiliki kesamaan misi yaitu sama-sama mengelola dan memelihara serta memberikan informasi tentang suatu dokumen. Akan tetapi arsip ada yang bersifat rahasia dan vital jadi tidak semua orang bisa menggunakannya sedangkan perpustakaan biasanya menyimpan buku-buku atau dokumen yang justru harus dipublikasikan. Karena pentingnya arsip maka seorang Arsiparis harus dapat menjaga kerahasiaan arsip-arsip yang bersifat rahasia tersebut.

Contoh arsip-arsip yang bersifat rahasia adalah kasus-kasus hukum dan politik seperti yang sekarang sedang ramai dibicarakan yaitu pembunuhan Nasrudin yang melibatkan beberapa petinggi negara.

Arsiparis begitu biasa disebut untuk seseorang atau PNS yang memilih karier/profesi ini adalah “Jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberkan secara penuh oleh pejabat yang berwenang”. (Per/3/M.PAN/3/2009, Bab I Pasal1 )

Sebetulnya menjadi Fungsional Arsiparis bisa menjadi salah satu pilihan bagi semua orang terutama PNS (Pegawai Negeri Sipil) yang  ingin kebebasan belajar dan mencapai karier secara maksimal dengan kemandirian. Juga bagi PNS yang sudah mentog kepangkatannya dan tidak dapat meneruskan jabatan di struktural dapat memilih profesi ini.

Seorang Fungsional Arsiparis untuk dapat mencapai tingkat /jenjang yang lebih tinggi (Pangkat/Gol) harus melalui proses pengumpulan angka kredit, hal ini dapat memacu  seorang Fungsional Arsiparis untuk bekerja dan berkreasi dalam rangka pengembangan diri dalam memenuhi angka kredit.

Jenjang dalam Profesi Fungsional Arsiparis

Dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Jenjang Arsiparis diatur sebagai berikut ini.

1.     Arsiparis Tingkat Terampil adalah Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang Profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.

2.     Arsiparis Tingkat Ahli adalah Arsiparis dengan kulifikasi Profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan tekonologi dibidang  pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Pada Tingkat Ahli terbagi dalam Kategori

Kegiatan Arsiparis

Pada dasarnya kegiatan Arsiparis adalah sama dengan pegawai atau dosen pada umunya apalagi pada Arsiparis Tingkat terampil, karena setiap kegiatan dan layanan Administrtasi yang dilakukannya akan bisa menjadi angka kredit sedangkan pada Arsiparis Ahli dapat kesempatan untuk Penelitian dan Mengajar . Selain dari pada itu kalau dilihat dari tabel-tabel di atas maka jelas terlihat betapa menjadi Fungsional Arsiparis memberi kesempatan sangat bagus bagi PNS. Bagi mereka yang hanya memiliki Ijazah SLTA dapat naik pangkat sampai Gol. III/d sedangkan kalau di struktural PNS yang hanya memiiliki ijazah SLTA akan terhenti kenaikan pangkatnya pada jenjang III/b dengan kenaikan pangkat 4 tahun sekali , sedang bagi PNS yang hanya memiliki ijazah S1 dan tidak menjabat dapat terus naik Pangkat/Golongannya samapai IV e dan kenaikan pangkat dapat dilakukan 2 tahun sekali plus kenaikan tunjangan yang tentunya mengikuti.

Penulis sering mendengar banyak PNS enggan menjadi Arsiparis karena takut   sulit mengumpulkan angka kredit, padahal kalau sudah tahu maka kesulitan itu tidak ada yang ada adalah memacu kita untuk terus berkarya dan mengembangkan diri secara maksimal dalam rangka pengabdian diri terhadap lembaga tercinta kita ini.

Penulis adalah Arsiparis Muda Fakultas Ekonomi UM

Dasar Hukum Arsip

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang: a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan;

b. bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya di bidang kearsipan, materi yang terdapat dalam undang-undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;

Mengingat: 1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-undang dasar 1945;

2. Undang-undang Nomor 5 tahun 1969 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1969 Nomor 36);

Dengan Persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT GOTONG ROYONG


MEMUTUSKAN:

Mencabut: Undang-Undang Nomor 19 Prps Tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 Nomor 310).

Menetapkan: UNDANG-UNDANG TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN.

BAB I
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan Arsip ialah:

a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pasal 2

Fungsi arsip membedakan:

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Pasal 3

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

BAB II
TUGAS PEMERINTAH

Pasal 4

(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggungjawab sepenuhnya dari Pemerintah.

(2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.

Pasal 5

Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menertibkan:
a. Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;

b. Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.

Pasal 6

Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengawasan;
d. perlengkapan-perlengkapan tehnis kearsipan; dan

e. penyelidikan-penyelidikan ilmiah di bidang kearsipan pada umumnya.

Pasal 7

(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.

(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan.

(3) Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.

BAB III
ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 8

Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam pasal 5 Undang-undang ini, Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri:

(1) Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah.

(2) a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;

b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

BAB IV
KEWAJIBAN KEARSIPAN

Pasal 9

(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat.

(2) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.

(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan.

Pasal 10

(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a Undang-undang ini.

(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.

(3) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.

BAB V
KETENTUAN-KETENTUAN PIDANA

Pasal 11

(1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

(2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidanan dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan.

BAB IV
KETENTUAN-KETENTUAN PENUTUP

Pasal 12

Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.

Pasal 13

Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Disahkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

SOEHARTO
JENDERAL T.N.I.

Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971
SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

ALAMSJAH
LETNAN JENDERAL T.N.I.

Pengertian & Fungsi

KEARSIPAN

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebaginya.

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP”  berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
   berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Jadi kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dari penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat.
Fungsi / Tujuan Kearsipan :

1. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban
2. Menyimpan warkat secara sistematis
3. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan
4. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip
5. Meningkatkan efisiensi dan efektiivitas

JENIS - JENIS ARSIP

1. Menurut Fungsinya
   1. Arsip Dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
      • Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi pelasksanan kelangsungan  pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi.
      • Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak  dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya.
   2. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
2. Menurut tempat penyimpanannya
   1. Arsip Sentral: Arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
   2. Arsip Unit: Arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus
3. Menurut Bendanya
   1. Arsip Primer : Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
   2. Arsip Sekunder : Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
4. Menurut Lamanya Penyimpanan
1. Arsip Abadi : Arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
2. Arsip tidak : Arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.

Sumber : http://www.pemalangkab.go.id